注意：1、按照《学院因公临时出国审批与管理办法》武大外字【2016】53号文件，“因公临时出国是指以执行公务为目的，出访时间在90天（含）以内的，出访国家（地区）、出访路线等均有严格规定的出国活动”，超过90天以上出访任务的教职工请咨询人事部相关部门。

2、因公临时出国业务审批及服务的主要对象是学院在职在岗教职工（包含博士后），学生如需办理相关手续请咨询相关负责学生备案审批相关单位。

3、按照武大外字【2016】53号文件要求并考虑到因公临时出国签证手续办理较为复杂的情况，请出访人员在系统提交材料时应满足提前60天的要求，目的为了确保个人及团组的顺利出访。如若情况特别紧急，请先咨询87689049(湖北省外办护照、签证、签注业务）是否可以办理，然后咨询87689079是否可以开放权限。（开放权限：1、提供申请创建人的工号 2、上传电子版情况说明在系统内要求开通权限）

请在线参加涉国（境）外网络会议的老师提前15天在外事系统(http://ws.whu.edu.cn/)完成报批手续，以免影响后期会议费报销。

按照学校防疫指挥部要求，学校教职工非必要不得外出参加线下国际会议、学术交流等活动，确需外出的须先履行学校OA（防疫指挥部）请示，然后再报因公临时出国境综合服务管理系统(http://ws.whu.edu.cn/)完成报批手续。流程如下：
1、咨询湖北省外办（电话：87689049）关于出访地的签证/签注能否办理；
2、出访人员在OA系统行文，对出行原因、出访必要性、行程安排、乘坐的交通工具、返汉时间等作出具体说明；
3、OA文经本学院/单位、国际部、人事部、校医院、党政办审核，其中本单位须由单位主要负责人签批意见；若出访本人属“引进入才”，流程需增加组织部审批。
4、上一步审核通过后，出访人员将OA正文和请示处理单上传至“因公临时出国（境）综合服务管理系统”中，走校内审批流程，最后办理签证/签注以及因公证照等相关手续”。

第一步：系统在线提交相关信息，在线审核一般3个工作日（出国前60天提交材料）

第二步：在线审核后，系统自动生成下列表格，并打印相关材料，打印的纸质材料交由二级单位签字盖章。

第三步：办理校内手续（3—5个工作日）；

第四步：省外办办理护照、签证等相关手续。（各国使馆签证办理要求不一样，所需时限也不同）每周至少送件两次；

第五步：因公出国人员返校后手续 ：回国7天内须将因公护照交还国际交流部 （注意：记得扫描或拍照护照首页、签证页和出入境盖章页作为报销材料之一，因公护照系出国执行公务活动的重要身份证件，根据国家规定因公出国人员个人不得保管因公护照），并在本系统中的相关帮助中下载《学院因公出国（境）访问、交流总结表》填写完整后提交电子版在系统中。

校内审批所需要准备的材料如下：

所有信息在系统中填写完整后直接在系统中生成打印出来交由各相关单位签字盖章

1、《学院因公临时出国（境）人员申请表》，出访人所在单位必须同意出访并签字盖章。注意：须明确的出国经费来源，由系统自动生成A4纸2份；

2、邀请函复印件（邀请函必须有明确的出访目的、出访日期、停留期限及邀请人签字，真实有效且符合办理签证要求）或外单位组团的出国任务通知书、任务批件（系统上传审批通过后自动生成）；

3、《因公临时出国人员备案表》 （系统自动生成2份），其中 1份由二级单位主要负责人审批,另外1份（注意：一份没有签字盖章的备案表）在组织部或人事部办理备案手续（同意签字盖章）后，交至国际交流部。中层以上领导干部在组织部办理，教职工在人事部办（注意：办理因公签证、签注材料之一）；

4、《因公临时出国团组和人员信息公开公示表》（系统自动生成）,申报前在二级单位官网上公示，并填写相关信息后（包括往返航线、公式方式及公示时间（注意：公示时间必须5个工作日）再由二级单位签字盖章后提交至国际部审核；

5、《因公临时出国任务和预算审批意见表》（系统自动生成），先由国际部审核出访任务无误后，再到财务一科预决算办公室审核预算，原件自己保留报销；注意：为了方便教职工办理因公出国（境）手续，经请示国际部领导，任务和预算审批意见表国际部盖章那一栏中（系统自动打印生成并有审批人姓名）即可以在文理学部的国际交流部105盖章，也可以来信息学部的国际交流服务中心108盖章。

6、《学院因公出访告知事项书》（系统自动生成），阅读后需由出访人员签字（团组由团长签字）。

再次提醒：校外办理签证、出境证及护照业务已经交由湖北省外国机构服务中心（湖北省人民政府外事侨务办公室下属单位），所需要的材料请详见外事管理系统的相关帮助“因公出国各国签证要求”。相关具体工作请咨询信息学部国际交流服务中心（湖北省外国机构服务中心）107办公室，电话：87689049